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Modalidades de Uso 

Introducción 

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), en su esfuerzo por unificar criterios de aplicación del Reglamento Europeo de Protección de Datos 2016/679 (en adelante, GDPR), ha publicado un exhaustivo estudio sobre los textos utilizados por empresas implantadas en territorio español, para dar a conocer la Política de Privacidad de las correspondientes entidades.  

De este estudio, denominado “Informe sobre Políticas de Privacidad en Internet – Adaptación al RGPD”, se extrae la necesidad de un sustancial cambio en la redacción del texto que debe dar a conocer a los interesados la Política de Privacidad de la entidad.  

Este cambio, además, responde a las necesidades de cumplimiento de la normativa española en materia, Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos. 

A continuación, se describen tanto las líneas generales del texto, su estilo, forma y colocación, así como un texto preliminar que debe ser, en todo caso, expresamente validado por parte del responsable del área de comunicación online. 

En caso de dudas y antes de la adopción definitiva del texto a publicarse en la Web de la entidad, siempre se podrá recurrir a la opinión del Delegado de Protección de Datos (DPO).  

Líneas Generales 

La interpretación realizada por parte de la AEPD de la normativa vigente obliga a que los textos que expresan la Política de Privacidad de las entidades obedezcan a los siguientes principios:  

  • Lenguaje claro y conciso, sin la utilización de textos técnicos y legales de difícil comprensión;  
  • Accesibilidad: el texto debe estar siempre accesible por parte del usuario, a distancia de un clic, independientemente de la URL que se esté visitando.  

 

Texto de doble capa: en una primera capa, información básica y esquemática sobre:  

  • La identidad del Responsable del Tratamiento;  
  • Cómo contactar con el Delegado de Protección de Datos; 
  • Las finalidades para las que se usa la información recabada; no es necesario extenderse minuciosamente sobre todas las finalidades previstas para el uso de la información, siempre y cuando se agrupen estas finalidades, en función también de las bases jurídicas que las legitiman (ej.: fines comerciales, selección del personal, envío de publicidad, etc.).

 

Las bases jurídicas que legitiman el tratamiento; éstas pueden ser:  

  • Consentimiento;  
  • Obligación contractual o precontractual;  
  • Obligación legal;  
  • Interés legítimo; en el caso de utilizar esta vía como base legal del tratamiento de datos, es absolutamente necesario contactar previamente con el Delegado de Protección de Datos;  
  • Otros casos que no son de aplicación para esta entidad;  
  • Las consecuencias de la eventual retirada del consentimiento;  
  • El plazo de conservación de la información;  
  • Si se realizan decisiones automatizadas, en función de la información recabada. En caso de realizar decisiones automatizadas con los datos recabados a través de la Web o a través de los perfiles de redes sociales, es absolutamente necesario contactar previamente con el Delegado de Protección de Datos;  
  • Derechos de los Interesados: debiéndose explicitar todos los derechos que legalmente asisten a los interesados, se adopta el sistema de un hipervínculo al listado completo (ver infra);  
  • Los eventuales destinatarios de la información. 

 

En la segunda capa de la información, se expondrán los detalles resumidos en la primera capa:

  • Cómo recabar el consentimiento: siempre a través de una acción positiva por parte del interesado. Dicho de otra forma, debe haber una casilla no marcada que el usuario debe marcar, para aceptar que conoce la Política de Privacidad. Es importante recordar que no en todos los casos en los que se recaba información del interesado es necesario su consentimiento. Por ejemplo, en los casos de pedidos online, la base jurídica que legitima el tratamiento de la información es la relación contractual. De la misma manera, la base jurídica que legitima el tratamiento de la información incluida en un formulario de contacto es la relación precontractual. La ausencia de necesidad del consentimiento no implica que la entidad no deba informar sobre la Política de Privacidad. De ahí, la necesidad de la casilla que deberá marcarse, insistimos, no para obtener el consentimiento, si no para dar cumplimiento al deber de informar.  

 

A continuación, se presenta un borrador de la información que deberá aparecer en la denominada primera capa. Hay que tener en cuenta que:  

  • Es necesario publicar la fecha de su entrada en vigor;  
  • Por parte de los responsables del área de Marketing/Comunicación, es necesario establecer el límite máximo para la retención/conservación de los datos;  
  • Hay que confirmar que no se utiliza el interés legítimo como base legal del tratamiento de los datos recabados a través de la Web; 
  • En el caso en el que se traten/recaben otros tipos de datos personales, para finalidades no previstas en el borrador, es necesario contactar con el DPO o el Consultor de Privacidad.  

 

Texto Propuesto 

Política de Privacidad 

Entrada en vigor


 

Quiénes somos 

En GWF hemos actualizado nuestra Política de Privacidad para que sea acorde a la nueva reglamentación, tanto europea (Reglamento 2016/679), como nacional (L.O. 3/2018). Nuestros datos de contacto, como Responsable del Tratamiento de los datos que recabamos a través de nuestra Web y de nuestros perfiles en las distintas redes sociales son los siguientes:  

  • Razón Social: Gamer World Festival, S.L. (en adelante, también GWF)  
  • CIF: B-42686105 
  • Dirección: C/La Niña 5, 2ºC, 03710, Calpe, Alicante, España 

 

Qué datos recabamos 

Los datos que nos facilitan los usuarios de nuestra Web o de las distintas redes sociales en las que mantenemos un perfil profesional, pueden responder a distintas necesidades, todas fácilmente identificables en función del contexto. Por ejemplo: si un usuario rellena un formulario de contacto y/o participa en una determinada promoción, evidentemente, sus datos serán utilizados para esas finalidades y para mantenerle informado, posteriormente, de las eventuales novedades relacionadas con nuestros servicios y/o la promoción ofertada. En ningún caso, recabamos más datos de los estrictamente necesario para el cumplimiento de las finalidades expresadas en cada momento. Generalmente, siempre nos limitaremos a recabar los siguientes tipos de datos:  

  • Identificativos: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico y teléfono de contacto;  
  • Datos relativos a navegación o gustos: por ejemplo, en algunos casos, utilizaremos los datos expresados en “likes” o similares, para valorar el grado de aceptación de nuestras iniciativas. De la misma manera, en algunos casos, te pediremos que nos digas cómo nos has conocido. En todo caso, este tipo de datos nunca serán necesarios para los casos en los que el usuario simplemente navegue por nuestra Web, rellene un formulario de contacto o visite nuestros perfiles en Redes Sociales. Siempre y cuando las medidas técnicas lo permitan, el usuario encontrará siempre un link a nuestra Política de Privacidad.  

 

Para qué finalidades tratamos/usamos los datos personales 

Las finalidades para las que recabamos los datos personales de los usuarios de nuestra Web y de las Redes Sociales siempre serán manifestadas de forma clara y transparente. Por ejemplo: en el caso de formularios de contacto, los datos serán tratados exclusivamente para atender las solicitudes de información y mantener informado al interesado sobre futuras actividades, servicios y productos relacionados con su petición. En todo caso, en cualquier momento y siempre de forma gratuita, el interesado podrá ejercer cualquiera de los derechos previstos en la legislación vigente (ver infra), a través de un simple email dirigido a dpo@gwfestival.com.   

En los casos en los que GWF quisiera utilizar sus datos para más de una finalidad, siempre recabará el consentimiento para cada una de ella. Ejemplo: el usuario quedará libre de prestar su consentimiento para la participación a una promoción de unos servicios ligados a una determinada estacionalidad (verano), optando (o no) para la participación a una promoción o newsletter que tenga una periodicidad distinta y/o continuada en el tiempo. En ningún caso, la entidad obligará a prestar un consentimiento vinculado o en bloque: nuestros usuarios siempre podrán elegir en cualquier momento qué información recibir, cómo y cuándo.  

 

La Base Jurídica 

Técnicamente, por “Base Jurídica” se identifica como la habilitación que nos ampara en el tratamiento de datos personales de nuestros usuarios. Ejemplo: si un usuario decide adquirir determinados servicios o productos a través de nuestra Web, la base jurídica del tratamiento de sus datos personales será, evidentemente, el contrato. A través de un contrato, GWF gestionará la preparación del pedido, su envío, cobro, devoluciones, garantías, etc.  

En otros casos, la base jurídica que habilita el tratamiento de los datos personales del usuario será el consentimiento del propio usuario. Es éste el caso del tratamiento de los datos de los usuarios interesados en nuestros servicios, promociones, newsletter, etc.  

El usuario puede encontrar el resumen de las bases jurídicas que amparan el tratamiento de los distintos datos en la parte inicial de este apartado.  

En caso de dudas, como siempre, puede contactar directamente con nosotros, a través de un simple email: dpo@gwfestival.com.    

 

Retirada del Consentimiento 

En los casos en los que la base jurídica del tratamiento de los datos personales de nuestros usuarios haya sido el consentimiento, el consentimiento podrá ser retirado en cualquier momento y de la forma más sencilla. Si fue fácil enviarnos el consentimiento vía formulario o a través de un email o click, será igualmente fácil retirar su consentimiento, a través de la misma vía: un email dirigido a dpo@gwfestival.com.  

La retirada del consentimiento, obviamente, no puede tener efectos retroactivos y entrará en vigor en el mismo momento en el que el usuario nos hará llegar su voluntad de ya no consentir al tratamiento de sus datos.  

 

Plazo de Conservación 

Aquí indicaremos para cuánto tiempo es intención de GWF guardar los datos personales de los usuarios de nuestros servicios online.  

No existe un plazo de conservación uniforme, porque los tratamientos y las finalidades son distintas y variadas. En todo caso, la entidad siempre seguirá las siguientes reglas:  

  • Para datos contractuales: el plazo, en este caso, está marcado por la legislación aplicable en materia. Generalmente, la entidad guardará los datos del usuario hasta la eventual prescripción de las acciones de responsabilidad contractual (generalmente, diez años);  
  • Para datos de contacto: el plazo será de 5 años, contados desde la última interacción entre el usuario y la entidad. Ejemplo: si el usuario solicita información sobre los servicios y productos de la entidad y se suscribe a la newsletter, la entidad guardará sus datos hasta que el usuario solicite la baja de la newsletter, bloqueando los datos para destruirlos una vez transcurrido el plazo antes mencionado, para la responsabilidad contractual.  

También en este caso, no dude en ponerse en contacto con nosotros, para conocer los detalles de nuestra política de retención de datos personales. 

 

Decisiones Automatizadas 

Por “Decisiones Automatizadas” se entienden aquellas decisiones tomadas por parte del Responsable del Tratamiento, sin la intervención humana y basadas en datos personales aportados por el usuario, bien de forma manual (por ejemplo, rellenando un formulario), bien a través del estudio de sus hábitos de navegación.  

GWF informa que no toma ninguna decisión automatizada, a través del análisis de navegación de sus usuarios, tanto de la Web, como de los perfiles de las redes sociales.  

 

Destinatarios de la Información 

GWF en ningún caso cede los datos de los usuarios de la Web y de sus perfiles de redes sociales a ninguna empresa. La entidad podrá contar, puntualmente, con colaboradores externos, estando estas relaciones amparadas siempre a través de un contrato de Encargo del Tratamiento.  

 

Derechos de los Interesados 

GWF informa sobre los derechos que asisten a los interesados. Como siempre, en caso de dudas, puede consultar con nosotros, a través de un simple email: dpo@gwfestival.com.  

Derecho de acceso: el usuario puede solicitar a la entidad conocer qué información posee éste, tanto en referencia a su relación online como, eventualmente, su relación off line. Por ejemplo, el usuario puede solicitar acceder a los datos de su inscripción a una newsletter. En todo caso, la entidad, solicitará acreditar la identidad del solicitante, en función de la importancia de los datos a los que se requiere acceder. Más concretamente, el usuario tiene derecho a conocer:  

  • Las finalidades de los tratamientos de los datos personales;  
  • Las categorías de datos incluidas en los tratamientos;  
  • Los eventuales destinatarios/cesionarios de datos;  
  • Los plazos de conservación;  
  • La existencia de un derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control (la Agencia Española de Protección de Datos);  

Derecho de rectificación: en el caso en el que la entidad hubiera anotado erróneamente algunos datos o también en los casos en los que el usuario cambiara total o parcialmente sus datos (por ejemplo, cambiara de correo electrónico donde querer recibir nuestra información), sólo tendrá que enviarnos un email, manifestando qué datos quiere rectificar y cómo.  

Derecho de supresión: en este caso, el interesado podrá ejercer el denominado “Derecho al Olvido”. La entidad, una vez expirados los plazos legalmente previstos para la conservación de los distintos datos que se poseen del interesado, procederá a su eliminación definitiva. En todo caso, mientras no expiren los mencionados plazos, los datos objeto de esta solicitud, serán bloqueados y no utilizados de forma alguna, más allá de su mera conservación.  

Derecho de limitación del tratamiento: el interesado podrá solicitar que se limite el tratamiento de sus datos en los siguientes casos:  

  • Cuando se discuta sobre la exactitud de los datos del mismo interesado;  
  • Cuando el tratamiento sea ilícito;  
  • Cuando la entidad ya no necesite los datos para el cumplimiento de las finalidades para las que, en su momento, se recabaron los datos;  
  • Mientras se verifique la prevalencia del interés legítimo de la entidad, para el uso de datos.  

Derecho a la portabilidad: el interesado puede solicitar una copia de sus datos, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. Esta copia puede ser enviada directamente al interesado o a quien éste elija, siempre que esta posibilidad sea técnicamente posible.  

Derecho de oposición: el interesado puede solicitar que la entidad realice tratamientos de sus datos, basándose en el interés legítimo de la entidad. De la misma manera, podrá ejercer este derecho oponiéndose al tratamiento para fines de mercadotecnia directa y elaboración de perfiles.  

Derecho a no ser sometido a decisiones automatizadas: en el caso en el que la entidad realizara este tipo de actividades (tomar decisiones automatizadas, que afectaran de alguna forma a los derechos o intereses, del interesado, sin que se realice intervención humana), el interesado podrá solicitar, en cualquier momento, no ser sometidos a estas prácticas. 

 

Normas de Cierre 

Los usuarios de esta Web entienden que toda la información aportada a través de redes sociales (post, menciones, comentarios, links, chat, vídeos, fotos, etc.) pueden ser públicos y, como tal, utilizados por terceros sobre los que la entidad no tiene posibilidades técnicas de restricción. Estos terceros, sin autorización de GWF, pueden utilizar estos datos publicados por los usuarios, con fines no directamente relacionados con los intereses de la empresa, sin que, por ello, se derive autorización, concesión, consentimiento o mero conocimiento de estos hechos. Por lo tanto, los usuarios deben ser conscientes de este hecho, connatural al uso de la información publicada a través de las Redes Sociales. 

Todas las opiniones y, en general, la información publicada por los usuarios sólo representa la opinión de quien la aporta y no indican participación alguna por parte de nuestra empresa. 

En lo que se refiere a la identificación de los usuarios que enlazan, comentan o realizan post y aportaciones (textos, vídeo, fotos, etc.) por parte de las empresas gestoras y titulares de las plataformas denominadas “Redes Sociales”, la entidad no puede asegurar el respeto de la legislación vigente en cada momento en materia de protección de datos y remite a los usuarios a las Políticas de Privacidad propias de cada red social. 

En lo que se refiere a los contenidos publicados en los espacios de Redes Sociales utilizados por GWF, se remite a los usuarios a seguir las normas expresadas anteriormente.

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